Fullständiga villkor, avgifter och övrig information

Villkor för bokning av hörsal samt lilla och stora mötesrummet på Stadsbiblioteket.

Hörsalen Hajen, Stora mötesrummet och Lilla mötesrummet

Uppdrag

Vid uthyrning av lokaler på stadsbiblioteket ska syftet ha koppling till bibliotekets uppdrag. Mölndals stadsbibliotek har sitt uppdrag i bibliotekslagen och i biblioteksplanen.. Där står det bl a att biblioteksverksamhet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken ska också främja läsning, litteratur, information, utbildning, forskning samt kulturell verksamhet i övrigt.

Det innebär att biblioteket är en mötesplats där alla ska känna sig välkomna. Här kan man få stöd för sitt lärande och kunskapande, upptäcka läsglädje, uppleva kultur och kunna yttra sin åsikt och ta del av andras. (se Säkerhet och lagenlighet).

Lokalen är i första hand till för biblioteksavdelningens egna arrangemang eller för samarrangemang. I andra hand sker uthyrningen av lokaler utifrån att biblioteket är mötesplats för kommunala verksamheter och idéburna verksamheter (t ex föreningar, studieförbund) inom Mölndals stad. Därefter ges övriga externa aktörer möjlighet att hyra lokalen.

Exempel på verksamheter som inte bedöms ingå i uppdraget: religiösa sammankomster, privata fester, kommersiell verksamhet som inte kan kopplas till uppdraget. Bedömningen görs av personal, vid behov kontaktas enhetschef.

Definitioner

  • Extern aktör är en organisation eller personer som inte organisatoriskt tillhör förvaltningar och bolag i Mölndals stad
  • Vid externa arrangemang är det en extern aktör som genomför arrangemang och biblioteksverksamheter är inte involverade i arrangemangets innehåll
  • Interna aktörer är förvaltningar och bolag i Mölndals stad.
  • Egna arrangemang är bibliotekets egen verksamhet inklusive egna bokningar
  • Samarrangemang är arrangemang som sker i ett samarbete mellan biblioteksverksamheten och andra kommunala förvaltningar eller externa aktörer
  • Öppna arrangemang innebär att allmänheten har tillträde till arrangemanget, kostnadsfritt eller genom att betala inträde
  • Slutna sammankomster innebär att arrangemanget endast är öppet för exempelvis föreningens medlemmar, företagets personal eller deltagare på konferens

Bokningsordning

  • Egna eller samarrangemang har möjlighet att boka lokalen i förväg
  • Kommunala verksamheter och idéburna verksamheter (föreningar, studieförbund) inom Mölndals stad tidigast tre månader i förväg
  • Externa arrangemang kan tidigast boka två månader i förväg
  • Enhetschef kan godkänna undantag från bokningsordningen

Hyresvillkor

  • Lokaler hyrs ut under bibliotekets ordinarie öppettider.
  • Hyran omfattar lokal i befintligt skick med ordinarie möblering och utrustning. En utrustningslista bifogas kontraktet. Ändring i lokal, inredning och utrustning i samband med ett arrangemang får bara ske efter överenskommelse med verksamheten
  • Den som träffas avtal om att hyra lokal, ska vara minst 18 år
  • Biblioteket tillhandahåller ingen konferensservice utöver uthyrning av lokal
  • Lokaler får bara användas i det syfte, under den tid och på de villkor som avtalats. Förberedelsetid och efterarbete ingår i den bokade tiden
  • Hyresgästen får inte hyra ut lokalen vidare till annan part
  • För att säkerställa att många får tillgång till lokalen, kan det blir aktuell med att begränsa antalet hyrtillfällen för en enskild hyresgäst
  • I uthyrningen ingår endast lokal med grundmöblering. Om inget annat har avtalats, ingår inte teknisk support
  • Utrustning utöver det som redan finns i verksamheten, ordnas fram av den som hyr lokalen
  • Ansvaret för användandet av lokaler, inventarier och utrustning ligger på den som träffat avtal med verksamheten om att hyra lokalen
  • Hyresgästen är ersättningsskyldig för skador på lokal, inredning och utrustning. Anmälan om eventuella fel och skador på lokaler, inventarier och utrustning ska omgående meddelas verksamheten
  • Verksamheten tar inget ansvar för eventuella skador eller stölder av användarens ägodelar och utrustning
  • Den som hyr lokalen har ansvar för ordningsbestämmelser. Regler för brandskydd, utrymning och säkerhet ska följas, exempelvis max antal personer i lokalen och att nödutgångar inte blockeras
  • Hyresgästen ansvarar för att lokalerna återställs i ursprungligt skick samt ansvarar för eventuella sopor
  • All verksamhet i lokalerna ska vara drog- och rökfri

Ekonomiska villkor

  • Vid längre uthyrningsperioder, anges pris enligt separat offert
  • Tid som inte utnyttjas och som inte avbokas minst en vecka före datum då arrangemanget ska äga rum, debiteras enligt överenskommet pris
  • Merkostnader debiteras per påbörjad timme utöver det som avtalats om lokalen inte är lämnad och återställd på utsatt tid
  • Ersättningslokal eller ekonomisk ersättning vid förhinder att nyttja bokad lokal kan inte ges i de fall orsaken ligger utanför verksamhetens möjlighet till påverkan
  • Enhetschef kan avtala i särskilda fall om fri eller reducerad hyra

Avgifter

Avgift är exklusive moms och gäller per påbörjad timme.

Lokal Ordinarie avgift Reducerad avgift *
Hörsalen

500 kr/timme
Max 4000 kr/dag

300 kr/timme
Max 2400 kr/dag
Stora mötesrummet 250 kr/timme
Max 2000 kr/dag
150 kr/timme
Max 1200 kr/dag
Lilla mötesrummet 150 kr/timme
Max 1200 kr/dag
100 kr/timme
Max 800 kr/dag

Fri avgift för bibliotekets egna arrangemang eller samarrangemang.

Säkerhet och lagenlighet

Vid alla arrangemang – öppna, slutna, interna, externa och samarrangemang, görs en säkerhetsbedömning av eventuella säkerhetsrisker. Biblioteket ska neka uthyrning om bedömning visar att det finns misstankar om risk för ordningsstörning eller att säkerheten inte kan garanteras för bibliotekets besökare och personal. Biblioteket ska neka uthyrning till arrangemang vars innehåll kan riskera att bryta mot lagar, föreskrifter eller riktlinjer. Exempelvis arrangemang som kan bedömas medföra hets mot folkgrupp eller bryta mot diskrimineringslagen. Arrangören får inte bedriva verksamhet som uppmuntrar till våld, hot, rasism eller till bruk av alkohol och andra droger. Bedömningen görs av verksamheten. I de fall laglighet och säkerhet kan ifrågasättas, kan polis eller kommunens jurister och säkerhetsansvariga konsulteras. Bedömningar i dessa fall ska dokumenteras och sparas.

Bokning

Vid bokning ska syftet med arrangemanget anges, kontaktperson och kontaktuppgifter, organisationsnummer alternativt personnummer samt fullständig adress för fakturering. Kontrakt/överenskommelse inklusive hyresvillkor, ekonomiska villkor, utrustningslista samt avgifter överlämnas senast 5 arbetsdagar efter bokning. All avbokning sker skriftligt via e-post.

Övrigt

Verksamheten har inte någon skyldighet att marknadsföra externa arrangemang. Dock kan verksamheten låta externa arrangemang ingå i den egna marknadsföringen om det bedöms att det är lämpligt och förutsättningarna finns

Mölndals stad hanterar alla personuppgifter med största noggrannhet. Uppgifter sparas endast under den tid som behövs för att kunna ge bästa möjliga service. Mer information om hur personuppgifter hanteras finns på: www.molndal.se/personuppgifter.

Böcker om möten

  1. Maxa mötet

    Undertitel: från ett måste till en möjlighet
    Av: Johansson Vennelin, Jill
    Språk:
    Svenska
    Publiceringsår: 2018
    Klassifikation: Föreningsteknik|Förenings- och mötesteknik
    Finns som: Bok
  2. Effektiva möten

    Undertitel: handbok för ledare som vill skapa resultat genom bättre möten
    Av: Lacinai, Antoni
    Språk:
    Svenska
    Publiceringsår: 2018
    Klassifikation: Föreningsteknik|Förenings- och mötesteknik
    Finns som: Bok

Bibliotekets öppettider

  1. jan 13
    måndag
    1. 10:00-20:00
  2. jan 14
    tisdag
    1. 10:00-20:00
  3. jan 15
    onsdag
    1. 10:00-20:00
  4. jan 16
    torsdag
    1. 10:00-20:00
  5. jan 17
    fredag
    1. 10:00-18:00
  6. jan 18
    lördag
    1. 10:00-15:00
  7. jan 19
    söndag
    1. Stängt